Meeting-Agenda mit KI erstellen

Eine gute Agenda entscheidet, ob ein Meeting mit Entscheidungen endet oder eine Stunde lang dahinplätschert. Hier ist ein Prompt, mit dem ChatGPT, Claude oder Gemini eine Agenda mit Ziel, getakteten Punkten und Verantwortlichen entwirft, dazu wie Sie sie teilen und nach dem Termin weiterverwenden.

Aktualisiert am 30. Oktober 2026

Kurz gesagt: Nennen Sie der KI den Zweck des Meetings, die Dauer, die Teilnehmenden und Ihre Themen und bitten Sie um eine getaktete Agenda, in der jeder Punkt ein als Frage formuliertes Ziel, eine verantwortliche Person und eine Minutenzahl hat, die zusammen die Gesamtdauer ergeben. Kürzen Sie sie, teilen Sie sie einen Tag vorher, damit sich alle vorbereiten können, und gleichen Sie nach dem Meeting die Notizen mit der Agenda ab, um zu sehen, welche Punkte entschieden wurden.

Die Produktdetails unten wurden mit den Hilfeseiten von Google und Anthropic abgeglichen, Stand Oktober 2026. Die Prompts funktionieren in allen drei Assistenten.

Schritt 1: Die Eckdaten sammeln

Die KI kann nur aus dem, was Sie ihr geben, eine brauchbare Agenda bauen. Notieren Sie, bevor Sie einen Chat öffnen:

Den Zweck in einem Satz. „Entscheiden, ob wir den Launch-Termin verschieben“ ist besser als „Launch-Abstimmung“.
Die Dauer und das Datum des Meetings.
Teilnehmende und ihre Rollen, damit Punkte Verantwortliche bekommen, die auch wirklich dabei sind.
Ihre grobe Themenliste, in beliebiger Reihenfolge, plus Material, das vorab gelesen werden sollte.
Offenes vom letzten Mal: offene Aufgaben oder Fragen aus den Notizen des vorigen Meetings.

Liegt der Hintergrund in einem Dokument, können Sie es anhängen, statt es einzufügen. Claude zum Beispiel akzeptiert PDF, DOCX, TXT und mehrere andere Formate, bis zu 20 Dateien pro Chat.

Schritt 2: Den Agenda-Prompt ausführen

Öffnen Sie einen neuen Chat und senden Sie:

„Schreibe eine Agenda für ein [Dauer]-minütiges Meeting am [Datum]. Zweck: [ein Satz]. Teilnehmende: [Namen und Rollen]. Themen, die ich im Kopf habe: [Liste]. Offene Punkte vom letzten Mal: [Liste oder ‚keine‘]. Regeln: Beginne mit dem Ziel des Meetings in einer Zeile. Liste 3 bis 5 Punkte auf, so geordnet, dass Entscheidungen vor Updates kommen. Gib für jeden Punkt an: die zu beantwortende Frage, die verantwortliche Person (nur Namen aus der Teilnehmerliste), die Minuten und was die Leute lesen oder mitbringen sollen. Die Minuten müssen zusammen [Dauer] minus 5 ergeben, damit am Ende 5 Minuten bleiben, um Aufgaben und Verantwortliche zu bestätigen. Kennzeichne jedes Thema, das sich stattdessen per Nachricht klären ließe, als ‚async‘ und lass es aus der Zeitplanung heraus.“

Warum jeder Teil da ist:

Die Zielzeile gibt allen einen Maßstab, ob ein Abschweifen in dieses Meeting gehört.
Fragen statt Themen sorgen dafür, dass jeder Punkt mit einer Antwort endet, nicht mit einer Diskussion.
Entscheidungen zuerst heißt, dass die wichtigen Punkte nicht unter die Räder kommen, wenn die Zeit knapp wird.
Zeiten, die aufgehen, zwingen die KI und Sie, zu kürzen statt vollzustopfen.
Die 5-minütige Abschlussrunde ist der Moment, in dem Folgeaufgaben eine verantwortliche Person und ein Datum bekommen.
Die Kennzeichnung „async“ verlagert Statusupdates aus dem Meeting heraus.

Schritt 3: Den Entwurf straffen

Prüfen Sie die Verantwortlichen. Stellen Sie sicher, dass jede verantwortliche Person Bescheid weiß und einverstanden ist; die KI kennt nur die Namen, die Sie ihr gegeben haben.
Gleichen Sie die Zeiten mit der Realität ab. Dauert eine Entscheidung in Ihrem Team meist 20 Minuten, sagen Sie es: „Gib Punkt 1 zwanzig Minuten und kürze woanders.“
Kürzen Sie konsequent. Fragen Sie: „Welcher Punkt ließe sich mit dem geringsten Verlust streichen oder als Nachricht verschicken? Begründe jeweils in einer Zeile.“
Bitten Sie um eine Fassung in reinem Text, die Sie in eine Einladung einfügen können: „Schreibe das als reinen Text mit unter 150 Wörtern um, ohne Tabellen.“

Schritt 4: Mit Gemini in Google Docs entwerfen (optional)

Führt Ihr Team Agenden in Google Docs und enthält Ihr Workspace-Konto Gemini, können Sie die Agenda direkt dort schreiben:

Öffnen Sie ein Google-Dokument und klicken Sie dorthin, wo die Agenda stehen soll.
Klicken Sie links auf Help me write (Schreibhilfe).
Geben Sie den Prompt aus Schritt 2 ein und klicken Sie auf Create (Erstellen).
Prüfen Sie das Ergebnis. Um es zu ändern, klicken Sie auf Refine (Optimieren) und wählen, wie Gemini es anpassen soll.
Klicken Sie auf Insert (Einfügen), um es ins Dokument zu übernehmen.

Für eine längere Veranstaltung wie ein Webinar oder einen Schulungstag empfiehlt Google stattdessen Sheets: Bitten Sie Gemini in einer leeren Tabelle, eine neue Tabelle mit der Agenda der Veranstaltung zu erstellen.

Schritt 5: Vor dem Meeting teilen

Klicken Sie im Google-Dokument auf Share (Freigeben).
Fügen Sie die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden hinzu und wählen Sie Commenter (Kommentator), wenn Fragen zur Agenda kommen sollen, oder Editor (Bearbeiter), wenn sie selbst Punkte ergänzen sollen.
Oder klicken Sie auf Share, legen unter General access (Allgemeiner Zugriff) fest, wer den Link öffnen kann, klicken auf Copy link (Link kopieren) und fügen den Link in die Kalendereinladung oder den Team-Chat ein.
Schicken Sie die Agenda mindestens einen Tag vorher, damit die Hinweise zum Lesen oder Mitbringen auch wirklich gelesen werden.

Schritt 6: Die Agenda für die Nachbereitung nutzen

Die Agenda ist zugleich die Checkliste dafür, was das Meeting hätte liefern sollen. Fügen Sie nach dem Termin Agenda und Notizen oder Transkript in einen Chat ein und fragen Sie:

„Hier sind die Agenda und die Notizen. Sag für jeden Agendapunkt, ob die Frage beantwortet wurde, und wenn ja, was entschieden wurde. Liste Aufgaben mit je einer verantwortlichen Person und einem Fälligkeitsdatum auf und schreib NICHT ZUGEWIESEN oder KEIN DATUM, statt zu raten. Liste Punkte auf, für die die Zeit nicht gereicht hat, als Kandidaten für die nächste Agenda.“

Lief das Meeting in Google Meet mit aktiviertem Take notes for me (Notizen für mich erstellen), führt Geminis Notizdokument Aufgaben im Tab Quick notes (Kurznotizen) auf und ergänzt Entscheidungen in Full notes (Vollständige Notizen). Es wird in der Drive-Ablage des Organisators im Ordner Google Meet gespeichert. Gleichen Sie es auf dieselbe Weise mit der Agenda ab. Eine ausführlichere Methode, um aus Notizen Aufgaben mit Verantwortlichen zu machen, finden Sie unter Meeting-Notizen mit KI in Aufgaben verwandeln.

Unbeantwortete Punkte kommen direkt in den nächsten Prompt unter „Offene Punkte vom letzten Mal“, und der Kreis schließt sich.

Gut zu wissen

Gemini in Docs und Sheets ist nur verfügbar, wenn Ihre Organisation es unterstützt; sehen Sie bei einem Arbeitskonto kein Help me write, fragen Sie Ihren Administrator.
Notizen in Google Meet erfordern beim Organisator eine berechtigte Google-Workspace-Edition oder ein Google-AI-Abo, funktionieren am besten bei Meetings von 15 Minuten bis 8 Stunden und unterstützen eine Sprache pro Meeting (Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Japanisch, Koreanisch, Portugiesisch oder Spanisch).
Datenschutz. Agenden nennen oft Kunden, Budgets oder Personalthemen. Prüfen Sie die Richtlinie Ihres Unternehmens, bevor Sie sie in ein privates KI-Konto einfügen.
KI kann sich irren. Lesen Sie den Entwurf vor dem Versenden; eine erfundene verantwortliche Person oder ein falsches Datum in einer Einladung lässt sich nur unangenehm korrigieren.

Wenn es nicht klappt

Die Zeiten gehen nicht auf. Antworten Sie: „Addiere die Minuten und korrigiere sie, sodass die Summe genau [Dauer] ergibt.“ Prüfen Sie die Summe dann selbst.
Die Agenda ist allgemein. Die Zweckzeile war zu vage. Formulieren Sie sie als die Entscheidung, die Sie brauchen, und führen Sie den Prompt erneut aus.
In Docs gibt es kein Help me write. Ihr Konto oder Ihre Edition enthält Gemini vielleicht nicht, oder Ihr Administrator hat es nicht aktiviert. Nutzen Sie den Prompt in einem beliebigen Chat-Assistenten und fügen Sie das Ergebnis ein.
Teilnehmende können den geteilten Link nicht öffnen. Prüfen Sie die Rolle und die Einstellung General access unter Share und ob Ihre Organisation das Teilen außerhalb der Domain einschränkt.

Agenda und Aufgaben zusammenhalten

In Workbranch kommen die Antworten von Google Gemini, und jeder Punkt einer Antwort wird zu einem Checklistenpunkt mit Fortschritt, sodass sich die Agendapunkte abhaken lassen, sobald das Meeting sie behandelt hat. Markieren Sie den Chat mit einem Fälligkeitsdatum, um ihn mit einer Erinnerung vor dem nächsten Meeting im Kalender zu haben, und öffnen Sie zu einem Punkt einen Nebenthread, ohne den Rest aus dem Takt zu bringen. Es gibt eine kostenlose Testphase von 3 Tagen.

Quellen

Plan & hold meetings from anywhere (Google Workspace Learning Center, geprüft am 30. Oktober 2026)
Use Gemini for sales (Google Workspace Learning Center, geprüft am 30. Oktober 2026)
Share files from Google Drive (Google Drive Help, geprüft am 30. Oktober 2026)
"Take notes for me" in Google Meet (Google Meet Help, geprüft am 30. Oktober 2026)
Upload files to Claude (Claude Help Center, geprüft am 30. Oktober 2026)

Häufige Fragen

Wie lang sollte eine Agenda sein?

Kurz genug, um sie in einer Minute zu lesen. Für ein einstündiges Meeting reichen meist drei bis fünf Punkte; liefert die KI acht, fragen Sie, welche sich stattdessen per Nachricht erledigen ließen.

Sollte jeder Punkt eine Frage sein?

Das hilft. „Verschieben wir den Launch auf Mai?“ sagt allen, was zu entscheiden und vorzubereiten ist, während „Launch“ nur ein Thema nennt. Der Prompt unten verlangt genau diese Formulierung.

Kann ich dieselbe Agenda für ein wöchentliches Meeting wiederverwenden?

Ja. Behalten Sie die festen Teile (Rückblick auf die Aufgaben der Vorwoche, Kennzahlen, Hindernisse) und lassen Sie die KI jede Woche nur die neuen Punkte aus Ihren Notizen ergänzen, damit das Format vertraut bleibt.