Die Woche mit KI planen

Wer eine KI bittet „hilf mir, meine Woche zu planen“, bekommt eine ordentliche Liste, die Ihren echten Kalender ignoriert. Hier finden Sie einen Prompt, den Sie jeden Montag wiederverwenden können, einen Weg, den Plan in datierte Aufgaben zu verwandeln, und einen kurzen Rückblick, der den Plan der nächsten Woche besser macht.

Aktualisiert am 30. Oktober 2026

Kurz gesagt: Geben Sie ChatGPT, Claude oder Gemini jede Woche drei Dinge: Ihre festen Termine, alles, was ansteht, und wie viele Stunden Sie wirklich haben. Bitten Sie um drei Prioritäten und einen Plan Tag für Tag mit Daten und Pufferzeit. Verwandeln Sie den Plan dann in datierte Aufgaben oder Erinnerungen, und fügen Sie am Freitag den Plan zusammen mit dem, was tatsächlich passiert ist, wieder ein, damit der Plan der nächsten Woche realistischer wird.

Die Produktfunktionen unten wurden auf den Hilfeseiten von OpenAI und Google geprüft, Stand Oktober 2026.

Schritt 1: Ihre Angaben sammeln (5 Minuten)

Die KI kann nur um das herum planen, was Sie ihr sagen. Notieren Sie, bevor Sie einen Chat öffnen:

Die Daten der Woche, die Sie planen, damit aus „Donnerstag“ ein echtes Datum wird.
Feste Termine: Meetings, Anrufe, Kinder zur Schule bringen, Reisen, jeweils mit Uhrzeit.
Alles, was ansteht: Arbeitsaufgaben, Fristen, Besorgungen, Nachfassaktionen. Noch nicht sortieren.
Ihre echte Kapazität: wie viele Stunden konzentrierter Arbeit Sie pro Tag haben und wann Sie am besten arbeiten.
Reste aus der letzten Woche, falls Sie einen Rückblick gemacht haben (Schritt 4).

Schritt 2: Den Wochenplanungs-Prompt ausführen

Speichern Sie diesen Prompt so, dass Sie ihn wiederverwenden können, und füllen Sie jede Woche die Klammern aus:

„Hilf mir, die Woche vom [Datum Montag] bis [Datum Freitag] zu planen. Feste Termine: [Liste mit Tagen und Uhrzeiten]. Alles, was ich erledigen muss: [Liste, mit eventuellen Fristen]. Ich habe etwa [Stunden] konzentrierte Zeit pro Tag, am besten [vormittags/nachmittags]. Bitte: 1) Wähle die 3 wichtigsten Ergebnisse der Woche und begründe jedes in einer Zeile; 2) gib mir einen Plan Tag für Tag mit Daten und plane die Aufgaben um meine festen Termine herum; 3) schätze, wie lange jede Aufgabe dauert, und halte an jedem Tag mindestens 20 % frei; 4) nenne, was du verschieben oder streichen würdest, und warum. Stelle mir zuerst Fragen, wenn etwas unklar ist. Füge keine Aufgaben hinzu, die ich nicht genannt habe.“

Was die einzelnen Teile bewirken:

Drei Ergebnisse erzwingen eine Entscheidung. Ein Plan, in dem alles Priorität hat, hilft an einem vollen Mittwoch nicht.
Zeitschätzungen und freie Zeit sorgen dafür, dass die KI merkt, wenn die Woche überbucht ist.
„Was verschieben“ ist oft der nützlichste Teil: Er sagt Ihnen, wozu Sie Nein sagen sollten.
„Zuerst Fragen stellen“ fängt fehlende Fristen ab, bevor sie den Plan zerstören.

Lesen Sie den Plan kritisch. Stehen am Dienstag sechs Stunden Arbeit neben vier Stunden Meetings, sagen Sie das und bitten Sie um eine neue Verteilung. Ihr Urteil über Ihre eigene Woche schlägt das der KI.

Schritt 3: Den Plan in datierte Aufgaben verwandeln

Ein Plan in einem Chat gerät leicht in Vergessenheit. Bitten Sie die KI zuerst, ihn umzuformatieren:

„Mach aus diesem Plan eine Aufgabenliste, eine Aufgabe pro Zeile, im Format: Datum (JJJJ-MM-TT), Uhrzeit falls fest, Aufgabe beginnend mit einem Verb.“

Tragen Sie die Aufgaben dann dort ein, wo sie Sie erinnern:

Gemini und Google Tasks: Bitten Sie Gemini auf gemini.google.com, angemeldet mit dem Konto, das Sie für Google Workspace nutzen, die Aufgaben hinzuzufügen, und schreiben Sie @Google Tasks in Ihren Prompt. Geben Sie klare Daten und Uhrzeiten an, zum Beispiel „erinnere mich am [Datum] um [Uhrzeit] an [Aufgabe]“. „Keep Activity“ muss eingeschaltet sein, und Gemini bietet an, Google Workspace zu verbinden, falls das noch nicht geschehen ist. Um eine Aufgabe rückgängig zu machen, wählen Sie in der Bestätigung Undo (Rückgängig).
Geplante Aufgaben in ChatGPT: Bitten Sie ChatGPT, Sie zu erinnern, etwa „Erinnere mich am Donnerstag um 9 Uhr daran, das Angebot zu schicken.“ Sie finden die Aufgabe unter Scheduled (Geplant) und können unter Settings → Notifications (Einstellungen → Benachrichtigungen) Push- oder E-Mail-Benachrichtigungen wählen.
Ihr eigener Kalender oder Ihre To-do-App: Kopieren Sie die formatierte Liste hinein. Das funktioniert mit jeder KI, auch mit Claude.

Weil die Zahl aktiver Aufgaben begrenzt ist (siehe unten), nutzen Sie KI-Erinnerungen für die wenigen Fristen, auf die es ankommt, nicht für jede Kleinigkeit.

Schritt 4: Rückblick am Freitag (5 Minuten)

Der Rückblick sorgt dafür, dass die Routine jede Woche besser wird. Öffnen Sie denselben Chat und senden Sie:

„Das ist diese Woche tatsächlich passiert: [erledigt, nicht erledigt, was dazwischenkam]. Vergleiche es mit dem Plan. Sag mir, welche Schätzungen falsch waren, was immer wieder verschoben wurde und was ich in die nächste Woche mitnehmen soll. Schlage dann eine Änderung an meiner Art zu planen vor.“

Übernehmen Sie die Liste der offenen Punkte in den Prompt des nächsten Montags. Nach ein paar Wochen werden Ihre Kapazitätsangabe und Ihre Schätzungen ehrlich, und die Pläne halten.

Auch die Erinnerung ans Planen lässt sich automatisieren: Bitten Sie ChatGPT um eine wiederkehrende Aufgabe jeden Montagmorgen mit dem Text „Zeit, die Woche zu planen“, oder bitten Sie Gemini um einen wöchentlichen Zeitplan. Gemini-Zeitpläne stehen in der Seitenleiste unter Scheduled, wo Sie sie pausieren, bearbeiten oder löschen können.

Gut zu wissen

Limits für aktive Aufgaben in ChatGPT: 3 bei Free und Go, 5 bei Plus, 10 bei Business und Edu, 15 bei Pro und Enterprise. Kostenlose Aufgaben laufen höchstens einmal am Tag in einem flexiblen Zeitfenster wie „morgens“; exakte Uhrzeiten brauchen einen kostenpflichtigen Plan. Eine Aufgabe, die in einem Projekt erstellt wurde, kann die Dateien dieses Projekts nicht lesen. Aufgaben zählen zur Nutzung Ihres Plans, auch wenn sie kein Update posten.
Gemini-Zeitpläne: bis zu 10 gleichzeitig aktiv, „Keep Activity“ muss eingeschaltet sein, und der Zugang wird noch schrittweise eingeführt. Ein Zeitplan kann sich nach einer Weile ohne Aktivität selbst abschalten.
Datenschutz: Ein Plan kann viel über Ihre Arbeit und Familie verraten. Lassen Sie Details weg, die Sie nicht in eine geschäftliche E-Mail schreiben würden, und schreiben Sie keine sensiblen persönlichen Informationen in eine geteilte ChatGPT-Aufgabe, denn jeder mit dem Link kann ihre Anweisungen lesen.

Wenn es nicht funktioniert

Der Plan ist unrealistisch. Senken Sie im Prompt Ihre Stunden pro Tag und bitten Sie die KI, Aufgaben zu streichen, statt sie hineinzuquetschen.
Die Daten stimmen nicht. Schreiben Sie die tatsächlichen Daten der Woche an den Anfang des Prompts.
Gemini fügt nichts zu Google Tasks hinzu. Schalten Sie „Keep Activity“ ein und verbinden Sie Google Workspace. In Gemini in Google Messages funktioniert das nicht.
ChatGPT erstellt keine Erinnerung. Vielleicht haben Sie Ihr Limit an aktiven Aufgaben erreicht: Pausieren oder löschen Sie eine unter Scheduled. Aufgaben werden außerdem in Sprachchats, GPTs und gesperrten Chats nicht unterstützt.

Mehr zu Erinnerungen in ChatGPT lesen Sie in Geplante Aufgaben in ChatGPT nutzen.

Die Woche an einem Ort behalten

In Workbranch kommen die Antworten von Google Gemini, und die Punkte eines Plans werden zu einer Checkliste mit Fortschritt, die Sie im Lauf der Woche abhaken. Versehen Sie den Planungs-Chat mit einem Fälligkeitsdatum, um ihn mit Erinnerungen im Kalender zu sehen, und legen Sie den Chat jeder Woche im selben Projekt ab, damit Sie den Rückblick am Freitag leicht finden. Es gibt eine 3-tägige kostenlose Testphase.

Quellen

Scheduled tasks in ChatGPT (OpenAI Help Center, geprüft am 30. Oktober 2026)
Capture your tasks & reminders with Gemini Apps (Gemini Apps Help, geprüft am 30. Oktober 2026)
Schedules in Gemini Apps (Gemini Apps Help, geprüft am 30. Oktober 2026)

Häufige Fragen

Kann die KI meinen Kalender sehen?

Nur wenn Sie ihn verbinden. Gemini kann mit Google-Workspace-Apps arbeiten, sobald sie verbunden sind und „Keep Activity“ eingeschaltet ist; ansonsten fügen Sie die festen Termine Ihrer Woche in den Prompt ein. Das Einfügen funktioniert in jedem Tool, und Sie behalten die Kontrolle darüber, was Sie teilen.

Wie lange sollte die Wochenplanung dauern?

Peilen Sie etwa 15 Minuten an: fünf, um Liste und Kalender zusammenzutragen, fünf für die KI und Ihre Änderungen, fünf, um die Aufgaben dort einzutragen, wo sie Sie erinnern. Dauert es länger, ist Ihre Eingabeliste wahrscheinlich zu lang; kürzen Sie sie, bevor Sie anfangen.

Sollte ich jeden Tag im Detail planen?

Planen Sie die wenigen Dinge, die passieren müssen, und lassen Sie Luft. Ein stundengenau vollgepackter Plan zerbricht am Dienstag; einer mit drei Prioritäten und Pufferzeit übersteht meist die Woche.