Zo maak je een vergaderagenda met AI

Een goede agenda bepaalt of een vergadering eindigt met besluiten of een uur lang afdwaalt. Hier is een prompt waarmee ChatGPT, Claude of Gemini er een opstelt met een doel, getimede punten en eigenaren, plus hoe je hem deelt en na de vergadering opnieuw gebruikt.

Bijgewerkt 30 oktober 2026

Kort antwoord: vertel de AI het doel van de vergadering, de duur, wie er komen en welke onderwerpen je in gedachten hebt, en vraag om een getimede agenda waarin elk punt een doel heeft in de vorm van een vraag, een eigenaar en een aantal minuten dat optelt tot het totaal. Kort hem in, deel hem een dag van tevoren zodat mensen zich kunnen voorbereiden, en vergelijk na de vergadering de aantekeningen met de agenda om te zien over welke punten een besluit is genomen.

De productdetails hieronder zijn gecontroleerd op de helppagina's van Google en Anthropic, stand oktober 2026. De prompts werken in alle drie de assistenten.

Stap 1: Verzamel de input

De AI kan alleen een bruikbare agenda maken van wat jij aanlevert. Noteer voordat je een chat opent:

Het doel in één zin. "Besluiten of we de lanceringsdatum verschuiven" werkt beter dan "lancering bijpraten".
De duur en de datum van de vergadering.
Deelnemers en hun rol, zodat punten eigenaren krijgen die er echt bij zijn.
Je ruwe lijst met onderwerpen, in willekeurige volgorde, plus stukken die mensen vooraf moeten lezen.
Restpunten van de vorige keer: openstaande acties of vragen uit de aantekeningen van de vorige vergadering.

Staat de achtergrond in een document, dan kun je dat bijvoegen in plaats van plakken. Claude accepteert bijvoorbeeld PDF, DOCX, TXT en diverse andere formaten, tot 20 bestanden per chat.

Stap 2: Voer de agendaprompt uit

Open een nieuwe chat en stuur:

"Schrijf een agenda voor een vergadering van [duur] minuten op [datum]. Doel: [één zin]. Deelnemers: [namen en rollen]. Onderwerpen die ik in gedachten heb: [lijst]. Openstaande punten van vorige keer: [lijst of 'geen']. Regels: begin met het doel van de vergadering in één regel. Noem 3 tot 5 punten, in een volgorde waarin besluiten vóór updates komen. Geef per punt: de vraag die beantwoord moet worden, de eigenaar (alleen namen uit de deelnemerslijst), het aantal minuten en wat mensen moeten lezen of meenemen. De minuten moeten optellen tot [duur] min 5, zodat er aan het eind 5 minuten overblijven om acties en eigenaren te bevestigen. Markeer elk onderwerp dat ook via een bericht kan als 'async' en laat het buiten de tijdsindeling."

Waarom elk onderdeel erin staat:

De doelregel geeft iedereen een toets om te bepalen of een zijpad in deze vergadering thuishoort.
Vragen in plaats van onderwerpen zorgen dat elk punt eindigt met een antwoord, niet met een discussie.
Besluiten eerst betekent dat de belangrijke punten niet in de knel komen als de tijd opraakt.
Tijden die kloppen dwingen de AI, en jou, om te schrappen in plaats van te proppen.
De afronding van 5 minuten is het moment waarop vervolgacties een eigenaar en een datum krijgen.
Het label "async" haalt statusupdates uit de vergadering.

Stap 3: Scherp het concept aan

Controleer de eigenaren. Zorg dat de eigenaar van elk punt het weet en ermee instemt; de AI kent alleen de namen die je hebt gegeven.
Toets de tijden aan de praktijk. Kost een besluit in je team meestal 20 minuten, zeg dat dan: "Geef punt 1 twintig minuten en kort elders in."
Schrap genadeloos. Vraag: "Welk punt kan met het minste verlies vervallen of als bericht worden verstuurd? Leg het per punt in één regel uit."
Vraag om een versie in platte tekst die je in een uitnodiging kunt plakken: "Herschrijf dit als platte tekst van minder dan 150 woorden, zonder tabellen."

Stap 4: Stel hem op in Google Docs met Gemini (optioneel)

Houdt je team agenda's bij in Google Docs en bevat je Workspace-account Gemini, dan kun je hem daar direct schrijven:

Open een Google-document en klik waar de agenda moet komen.
Klik links op Help me write (help me schrijven).
Voer de prompt uit stap 2 in en klik op Create (maken).
Bekijk het resultaat. Wil je het aanpassen, klik dan op Refine (verfijnen) en kies hoe Gemini het moet bijstellen.
Klik op Insert (invoegen) om het in het document te zetten.

Voor een langer evenement zoals een webinar of trainingsdag raadt Google Spreadsheets aan: vraag Gemini in een lege spreadsheet om een nieuwe tabel te maken met de agenda van de sessie.

Stap 5: Deel hem vóór de vergadering

Klik in het Google-document op Share (delen).
Voeg de e-mailadressen van de deelnemers toe en kies Commenter (reageerder) als je vragen over de agenda wilt, of Editor (bewerker) als ze zelf punten mogen toevoegen.
Of klik op Share, stel onder General access (algemene toegang) in wie de link kan openen, klik op Copy link (link kopiëren) en plak de link in de agenda-uitnodiging of de teamchat.
Stuur hem minstens een dag van tevoren, zodat de notities over wat mensen moeten lezen of meenemen ook echt gelezen worden.

Stap 6: Gebruik de agenda voor de opvolging

De agenda is ook de checklist voor wat de vergadering had moeten opleveren. Plak na afloop de agenda en je aantekeningen of transcript in een chat en vraag:

"Hier zijn de agenda en de aantekeningen. Zeg per agendapunt of de vraag is beantwoord, en zo ja, wat er is besloten. Noem acties met elk één eigenaar en een deadline, en schrijf ONTOEGEWEZEN of GEEN DATUM in plaats van te gokken. Noem punten waarvoor de tijd op was, als kandidaten voor de volgende agenda."

Vond de vergadering plaats in Google Meet en stond Take notes for me (aantekeningen voor mij maken) aan, dan zet het aantekeningendocument van Gemini actiepunten op het tabblad Quick notes en besluiten in Full notes. Het wordt opgeslagen in de Drive van de organisator, in een map Google Meet. Vergelijk het op dezelfde manier met de agenda. Voor een uitgebreidere methode om aantekeningen om te zetten in taken met een eigenaar, zie vergaderaantekeningen omzetten in actiepunten met AI.

Onbeantwoorde punten gaan direct in de prompt van de volgende keer onder "openstaande punten van vorige keer", en zo is de cirkel rond.

Goed om te weten

Gemini in Docs en Spreadsheets is alleen beschikbaar als je organisatie het ondersteunt; zie je op een werkaccount Help me write niet, vraag het dan aan je beheerder.
Aantekeningen in Google Meet vereisen een geschikte Google Workspace-editie of Google AI-abonnement bij de organisator, werken het best bij vergaderingen van 15 minuten tot 8 uur en ondersteunen één taal per vergadering (Engels, Frans, Duits, Italiaans, Japans, Koreaans, Portugees of Spaans).
Privacy. Agenda's noemen vaak klanten, budgetten of personeelskwesties. Controleer het beleid van je bedrijf voordat je ze in een persoonlijk AI-account plakt.
AI kan fouten maken. Lees het concept voordat je het verstuurt; een verzonnen eigenaar of een verkeerde datum in een uitnodiging is lastig terug te draaien.

Als het niet werkt

De tijden tellen niet op. Antwoord: "Tel de minuten op en pas ze aan zodat het totaal precies [duur] is." Controleer de som daarna zelf.
De agenda is algemeen. De doelregel was te vaag. Herschrijf hem als het besluit dat je nodig hebt en voer de prompt opnieuw uit.
Er is geen Help me write in Docs. Je account of editie bevat misschien geen Gemini, of je beheerder heeft het niet aangezet. Gebruik de prompt in een willekeurige chatassistent en plak het resultaat.
Deelnemers kunnen de gedeelde link niet openen. Controleer de rol en de instelling General access onder Share, en of je organisatie delen buiten het domein beperkt.

Houd agenda en acties bij elkaar

In Workbranch komen antwoorden van Google Gemini en wordt elk punt van een antwoord een checklistpunt met voortgang, zodat je de agendapunten kunt afvinken zodra de vergadering ze heeft behandeld. Geef de chat een vlag met een deadline zodat hij met een herinnering vóór de volgende vergadering in je kalender komt, en open een zijthread over één punt zonder dat de rest ontspoort. Er is een gratis proefperiode van 3 dagen.

Bronnen

Plan & hold meetings from anywhere (Google Workspace Learning Center, gecontroleerd op 30 oktober 2026)
Use Gemini for sales (Google Workspace Learning Center, gecontroleerd op 30 oktober 2026)
Share files from Google Drive (Google Drive Help, gecontroleerd op 30 oktober 2026)
"Take notes for me" in Google Meet (Google Meet Help, gecontroleerd op 30 oktober 2026)
Upload files to Claude (Claude Help Center, gecontroleerd op 30 oktober 2026)

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet een agenda zijn?

Kort genoeg om in een minuut te lezen. Voor een vergadering van een uur zijn drie tot vijf punten meestal ruim voldoende; geeft de AI je er acht, vraag dan welke ook via een bericht afgehandeld kunnen worden.

Moet elk punt een vraag zijn?

Dat helpt. "Verschuiven we de lancering naar mei?" vertelt mensen wat ze moeten besluiten en wat ze moeten voorbereiden, terwijl "Lancering" alleen een onderwerp noemt. De prompt hieronder vraagt om die formulering.

Kan ik dezelfde agenda hergebruiken voor een wekelijks overleg?

Ja. Houd de vaste onderdelen (terugblik op de acties van vorige week, cijfers, blokkades) en vraag de AI elke week om alleen de nieuwe punten uit je aantekeningen toe te voegen, zodat de opzet vertrouwd blijft.