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Comment rédiger un ordre du jour de réunion avec l'IA

Un bon ordre du jour décide si une réunion se termine par des décisions ou s'éternise pendant une heure. Voici un prompt pour que ChatGPT, Claude ou Gemini en rédige un avec un objectif, des points minutés et des responsables, et comment le partager puis le réutiliser après la réunion.

Mis à jour le 30 octobre 2026

Réponse rapide : indiquez à l'IA l'objet de la réunion, sa durée, les participants et les sujets envisagés, et demandez un ordre du jour minuté où chaque point a un objectif formulé en question, un responsable et un nombre de minutes, le tout correspondant à la durée totale. Allégez-le, partagez-le la veille pour que chacun puisse se préparer, et après la réunion comparez les notes à l'ordre du jour pour voir quels points ont abouti à une décision.

Les détails produit ci-dessous ont été vérifiés dans les pages d'aide de Google et d'Anthropic en octobre 2026. Les prompts fonctionnent avec chacun des trois assistants.

Étape 1 : rassembler les éléments

L'IA ne peut construire un ordre du jour utile qu'à partir de ce que vous lui donnez. Avant d'ouvrir un chat, notez :

L'objet en une phrase. « Décider si l'on décale la date de lancement » vaut mieux que « point lancement ».
La durée et la date de la réunion.
Les participants et leurs rôles, pour que les points soient confiés à des personnes réellement présentes.
Votre liste de sujets approximative, dans n'importe quel ordre, plus les documents à lire avant.
Les restes de la dernière fois : actions ou questions encore ouvertes dans les notes de la réunion précédente.

Si le contexte se trouve dans un document, vous pouvez le joindre au lieu de le coller. Claude, par exemple, accepte les formats PDF, DOCX, TXT et plusieurs autres, jusqu'à 20 fichiers par chat.

Étape 2 : lancer le prompt d'ordre du jour

Ouvrez un nouveau chat et envoyez :

« Rédige un ordre du jour pour une réunion de [durée] minutes le [date]. Objet : [une phrase]. Participants : [noms et rôles]. Sujets envisagés : [liste]. Points ouverts de la dernière fois : [liste ou « aucun »]. Règles : commence par l'objectif de la réunion en une ligne. Liste 3 à 5 points, ordonnés pour que les décisions passent avant les informations. Pour chaque point, donne : la question à trancher, le responsable (uniquement parmi les participants), les minutes, et ce qu'il faut lire ou apporter. Les minutes doivent totaliser [durée] moins 5, en gardant 5 minutes à la fin pour confirmer les actions et les responsables. Marque « async » tout sujet qui pourrait être traité par message et exclus-le des durées. »

Pourquoi chaque partie est là :

La ligne d'objectif donne à chacun un critère pour juger si une digression a sa place dans cette réunion.
Des questions plutôt que des sujets font que chaque point se termine par une réponse, pas par une discussion.
Placer les décisions en premier évite que les points importants soient écourtés quand le temps manque.
Des durées qui tombent juste obligent l'IA, et vous, à couper plutôt qu'à entasser.
Les 5 minutes de conclusion servent à attribuer un responsable et une date à chaque suite à donner.
La mention « async » sort les simples points d'avancement de la réunion.

Étape 3 : resserrer le brouillon

Vérifiez les responsables. Assurez-vous que chaque responsable est au courant et d'accord ; l'IA ne connaît que les noms que vous lui avez donnés.
Confrontez les durées à la réalité. Si une décision prend d'habitude 20 minutes dans votre équipe, dites-le : « Donne vingt minutes au point 1 et coupe ailleurs. »
Coupez sans hésiter. Demandez : « Quel point pourrait être supprimé ou envoyé par message avec le moins de perte ? Explique en une ligne pour chacun. »
Demandez une version en texte brut à coller dans une invitation : « Réécris ceci en texte brut, moins de 150 mots, sans tableau. »

Étape 4 : le rédiger dans Google Docs avec Gemini (facultatif)

Si votre équipe tient ses ordres du jour dans Google Docs et que votre compte Workspace inclut Gemini, vous pouvez le rédiger directement là :

Ouvrez un document Google Docs et cliquez à l'endroit où l'ordre du jour doit figurer.
À gauche, cliquez sur Help me write (Aide à la rédaction).
Saisissez le prompt de l'étape 2 et cliquez sur Create (Créer).
Relisez le résultat. Pour le modifier, cliquez sur Refine (Affiner) et choisissez comment Gemini doit l'ajuster.
Cliquez sur Insert (Insérer) pour l'ajouter au document.

Pour un événement plus long, comme un webinaire ou une journée de formation, Google suggère plutôt Sheets : dans une feuille vierge, demandez à Gemini de créer un nouveau tableau avec le programme de la session.

Étape 5 : le partager avant la réunion

Dans le document Google Docs, cliquez sur Share (Partager).
Ajoutez les adresses e-mail des participants et choisissez Commenter (Commentateur) si vous voulez des questions sur l'ordre du jour, ou Editor (Éditeur) s'ils doivent ajouter eux-mêmes des points.
Ou cliquez sur Share, définissez qui peut ouvrir le lien sous General access (Accès général), cliquez sur Copy link (Copier le lien) et collez le lien dans l'invitation d'agenda ou le chat d'équipe.
Envoyez-le au moins la veille, pour que les notes « à lire ou à apporter » soient vraiment lues.

Étape 6 : utiliser l'ordre du jour pour le suivi

L'ordre du jour sert aussi de checklist de ce que la réunion aurait dû produire. Après la réunion, collez l'ordre du jour et vos notes ou la transcription dans un chat et demandez :

« Voici l'ordre du jour et les notes. Pour chaque point, indique si la question a reçu une réponse et, si oui, ce qui a été décidé. Liste les actions avec un seul responsable et une échéance chacune, en écrivant NON ATTRIBUÉ ou SANS DATE au lieu de deviner. Liste les points qui ont manqué de temps, comme candidats pour le prochain ordre du jour. »

Si la réunion s'est tenue sur Google Meet avec Take notes for me (Prendre des notes pour moi) activé, le document de notes de Gemini liste les actions dans son onglet Quick notes (Notes rapides) et ajoute les décisions dans Full notes (Notes complètes). Il est enregistré dans le Drive de l'organisateur, dans un dossier Google Meet. Comparez-le à l'ordre du jour de la même façon. Pour une méthode plus complète afin de transformer des notes en tâches attribuées, voir comment transformer des notes de réunion en actions avec l'IA.

Les points restés sans réponse vont directement dans le prompt suivant, sous « points ouverts de la dernière fois », ce qui boucle la boucle.

Bon à savoir

Gemini dans Docs et Sheets n'est disponible que si votre organisation le prend en charge ; sur un compte professionnel, demandez à votre administrateur si vous ne voyez pas Help me write.
Les notes Google Meet nécessitent une édition Google Workspace ou un abonnement Google AI éligible côté organisateur, fonctionnent au mieux pour des réunions de 15 minutes à 8 heures et gèrent une seule langue par réunion (anglais, français, allemand, italien, japonais, coréen, portugais ou espagnol).
Confidentialité. Les ordres du jour mentionnent souvent des clients, des budgets ou des questions RH. Vérifiez la politique de votre entreprise avant de les coller dans un compte d'IA personnel.
L'IA peut se tromper. Relisez le brouillon avant de l'envoyer ; un responsable inventé ou une mauvaise date dans une invitation, c'est gênant à rattraper.

En cas de problème

Les durées ne tombent pas juste. Répondez : « Additionne les minutes et corrige-les pour que le total fasse exactement [durée]. » Puis vérifiez le total vous-même.
L'ordre du jour est générique. La ligne d'objet était trop vague. Reformulez-la comme la décision dont vous avez besoin, puis relancez le prompt.
Il n'y a pas de Help me write dans Docs. Votre compte ou votre édition n'inclut peut-être pas Gemini, ou votre administrateur ne l'a pas activé. Utilisez le prompt dans n'importe quel assistant de chat et collez le résultat.
Les participants ne peuvent pas ouvrir le lien partagé. Vérifiez le rôle et le réglage General access dans Share, et si votre organisation limite le partage hors du domaine.

Garder ordre du jour et actions ensemble

Dans Workbranch, les réponses viennent de Google Gemini et chaque point d'une réponse devient un élément de checklist avec suivi de progression : les points de l'ordre du jour peuvent ainsi être cochés au fil de la réunion. Ajoutez un drapeau et une échéance au chat pour le voir dans le calendrier avec un rappel avant la prochaine réunion, et ouvrez un fil secondaire sur un point sans faire dérailler le reste. Un essai gratuit de 3 jours est proposé.

Sources

Plan & hold meetings from anywhere (Centre de formation Google Workspace, consulté le 30 octobre 2026)
Use Gemini for sales (Centre de formation Google Workspace, consulté le 30 octobre 2026)
Share files from Google Drive (Aide Google Drive, consultée le 30 octobre 2026)
"Take notes for me" in Google Meet (Aide Google Meet, consultée le 30 octobre 2026)
Upload files to Claude (Centre d'aide Claude, consulté le 30 octobre 2026)

Questions fréquentes

Quelle longueur pour un ordre du jour ?

Assez court pour être lu en une minute. Pour une réunion d'une heure, trois à cinq points suffisent généralement ; si l'IA vous en propose huit, demandez-lui lesquels pourraient être réglés par message.

Chaque point doit-il être une question ?

Cela aide. « Décale-t-on le lancement à mai ? » dit aux participants ce qu'ils doivent décider et préparer, alors que « Lancement » ne fait que nommer un sujet. Le prompt ci-dessous demande cette formulation.

Puis-je réutiliser le même ordre du jour pour une réunion hebdomadaire ?

Oui. Gardez les parties fixes (point sur les actions de la semaine passée, indicateurs, blocages) et demandez chaque semaine à l'IA d'ajouter seulement les nouveaux points tirés de vos notes, pour que le format reste familier.